Per ogni vittoria o traguardo conquistati, festeggiare al meglio chi ha messo il piede (almeno) sui primi tre gradini del podio è, di certo, un meritato riconoscimento. Dunque, una ben organizzata cerimonia di premiazione è sicuramente l’evento più bello con cui si può concedere il giusto onore ai vincitori, rendendo l’evento indimenticabile ed il ricordo incancellabile.
Siamo abituati a vedere cerimonie di premiazione in tv. Si tratta di veri e propri galà, spettacoli, eventi sportivi ricchi di volti noti, in abiti eleganti, con telecamere pronte a testimoniare il momento più importante e le dichiarazioni dei presenti. Tuttavia, i primi riti che hanno celebrato le gesta dei vincitori affondano le radici nella patria “regina” dello sport, l’Antica Grecia, sede dei primi Giochi Olimpici che la storia ha tramandato. Allora, il premio era una corona di alloro, simbolo di prestigio per chi aveva conquistato il primo posto nel corso delle gare. Da allora, molti secoli sono trascorsi, ma l’onore dedicato al primo classificato o al team vincente è rimasto un autentico must.
Cosa fare per organizzare una cerimonia di premiazione di successo?
L’organizzazione di un simile evento richiede impegno, tempo e pianificazione. Pertanto, sarà buona norma stilare una check – list su cui appuntare tutto ciò di cui si ha bisogno per organizzare al meglio l’evento; poi, diventa fondamentale definire il target di riferimento e stabilire a chi riservare la cerimonia: aprire le porte a tutti i partecipanti con relativi accompagnatori o preferire una manifestazioni più intima riservata unicamente ai premiati? Ovviamente, la risposta a questo quesito dipenderà moltissimo dal budget di cui si dispone.
E questo è il secondo elemento di cui bisogna tenere conto. Nella pianificazione dell’evento sarà utile pensare a quante risorse economiche si hanno a disposizione e si possono destinare all’evento. Senza dimenticare ovviamente che una parte del budget va destinato ai premi e ai riconoscimenti dedicati ai vincitori. Altro passo fondamentale è la ricerca dello o degli sponsor, che potrebbero sostenere e finanziare l’evento. Pianificato l’evento dal punto di vista economico, sarà utile passare alla parte pratica ed organizzativa.
Il primo pensiero sarà la scelta della location: meglio un posto al chiuso o un suggestivo luogo all’aperto? Ovviamente molto dipenderà dal momento stagionale in cui si deciderà di tenere la cerimonia di premiazione. Tuttavia, per evitare brutte sorprese “meteorologiche” sarebbe più opportuno organizzare l’evento in interni, preferendo le sale convegni di hotel e ristoranti oppure gli auditorium di scuole, oratori e associazioni culturali.
La sala va prenotata con un buon anticipo e, in prossimità dell’evento, dovrà essere opportunamente preparata per accogliere al meglio tutti i partecipanti. Fissate la location e la data, sarà opportuno procedere con gli inviti, da far recapitare con un buon margine di anticipo, così da permettere la partecipazione di tutti. Ovviamente gli inviati dovranno essere corredati accompagnati dalla brochure dell’evento, così i partecipanti sapranno quale sarà il programma della manifestazione. Con l’avvicinarsi dell’evento, poi, sarà necessario occuparsi dell’allestimento della sala.
Dopo aver accuratamente disposto sedie, tavoli, un piccolo palco per le premiazioni e aver controllato il buon funzionamento dell’audio nella sala, sarà opportuno abbellire la location con fiori e piante, in modo da rendere più accogliente il locale. Inoltre, sarà buona norma assicurare un servizio “reception” all’ingresso, dove gli invitati potranno lasciare cappotti ed effetti personali, che saranno debitamente custoditi e sorvegliati.
Naturalmente l’evento sarà accompagnato da buona musica e da piccole prelibatezze da gustare nel corso della cerimonia. Si potrà scegliere per un buffet leggero, ma sfizioso, da preferire sicuramente ad un pasto servito al tavolo, che risulterebbe più pesante e non consentirebbe lo scorrere fluido della cerimonia.
Al termine dell’evento, dopo aver debitamente ringraziato i partecipanti e dato onore ai premiati, il bon ton suggerirebbe di prevedere un contatto post – manifestazione, in cui raccogliere i pareri dei convenuti e rinnovare i ringraziamenti per la partecipazione, magari condividendo foto e video. I partecipanti si sentiranno apprezzati e tenuti in considerazione, oltre che gratificati potendosi rivedere nelle istantanee che li hanno immortalati nel corso della cerimonia di premiazione